Gratis kleding management systeem van Bowork

Wij regelen de werkkleding.
U hebt uw tijd terug.

Geen mailtjes meer over maten, geen Excel-lijst die niemand bijhoudt en geen verzamelfactuur die u zelf moet uitsplitsen. Workwear Manager neemt het complete bestelproces voor werkkleding, werkschoenen en PBM's van u over — en levert u een factuur op personeelsniveau die u zó doorgeeft aan uw boekhouder.

Vrijblijvende demo Gratis whitepaper
  • Gratis systeem
  • U zit nergens aan vast
  • Binnen 4 weken live
Workwear Manager mobiele app — winkelwagen
Menu navigatie
Workwear Manager iPhone app — productdetail
Workwear Manager dashboard
Voor wie

Voor bedrijven waar werkkleding
gewoon bij het werk hoort

Workwear Manager is gemaakt voor organisaties vanaf zo'n 20 medewerkers in werkkleding, werkschoenen of PBM's. Zeker als die verspreid zitten over meerdere locaties, projecten of ploegen.

Sectoren

Bouw & installatie
Infra & GWW
Industrie & productie
Logistiek & transport
Facilitair, schoonmaak & groen
Gemeenten & nutsbedrijven

Binnen uw organisatie

  • Facilitair of office managerGeen doorgeefluik meer voor maten, aanvragen en pakketten.
  • HR en P&ONieuwe medewerkers krijgen vanaf dag één automatisch het juiste pakket.
  • KAM- of preventiemedewerkerPBM-uitgifte en vervangingstermijnen liggen per medewerker vast.
  • Financieel en controllerKosten per medewerker en kostenplaats, en de onderbouwing voor de werkkostenregeling.
  • DirectieMinder uren kwijt, lagere PBM-kosten, en het systeem zelf kost niets.

Twijfelt u of het bij uw organisatie past? Plan een vrijblijvende demo, dan zoeken we het samen uit.

Herkenbaar?

Werkkleding kost u meer tijd
dan u denkt

Niemand heeft ooit besloten dat het kledingbeheer erbij zou komen. Het groeide er gewoon in. En voor u het weet bent u er elke week een paar uur mee bezig.

De maten staan in een Excel die niemand bijhoudt

Wie heeft welke maat? Wie kreeg vorig jaar al een winterjas? Elke aanvraag begint met opnieuw uitzoeken.

Alles loopt via u

Een appje van de werkvloer, een mailtje van de voorman, een vraag in de kantine. U bent het doorgeefluik geworden.

De factuur is één groot bedrag

U ziet wat u hebt uitgegeven, maar niet aan wie. Doorbelasten naar afdelingen of kostenplaatsen wordt handwerk in een spreadsheet.

PBM's worden te vroeg of dubbel besteld

Zonder registratie van uitgiftedatum en vervangingstermijn bestelt u op gevoel. Dat kost gemiddeld zo'n 15% te veel.

Bij een controle staat u met lege handen

Kunt u aantonen dat de kleding ter beschikking is gesteld en niet verstrekt? Zonder registratie per medewerker wordt dat een lastig gesprek.

Nieuwe medewerker begint maandag

En dan begint het rondbellen. Terwijl allang vastligt welk pakket bij die functie hoort.

Los van elkaar kleine dingen. Bij elkaar opgeteld al snel een dag per maand.

Wat we oplossen

Acht handelingen van u.
Er blijft er één over.

Zo verloopt één gewone kledingbestelling nu, stap voor stap. Kijk wat er overblijft als Workwear Manager en Bowork het overnemen.

Zoals het nu gaat 10 stappen, 8 daarvan door u, in 4 systemen
  1. 1
    Medewerker

    Vraagt kleding aan

    Via de mail, een appje of gewoon even langslopen.

    MailApp
  2. 2
    U zelf

    Zoekt maat en functie op

    Excel erbij. Klopt dit nog?

    Excel
    Automatisch
  3. 3
    U zelf

    Checkt wat hij al heeft gehad

    Mag hij al nieuwe schoenen? Wanneer was de vorige keer?

    ExcelMail
    Automatisch
  4. 4
    U zelf

    Bewaakt het budget

    Past dit nog binnen wat er voor hem of de afdeling staat?

    Excel
    Automatisch
  5. 5
    U zelf

    Zoekt het juiste artikel en bestelt

    Welke uitvoering, welk logo, welke maat. En dan doorzetten.

    Webshop
    Vervalt
  6. 6
    U zelf

    Neemt de levering aan en deelt uit

    Dozen open, uitzoeken wat van wie is, rondbrengen.

    Magazijn
    Blijft, maar lichter
  7. 7
    Administratie

    Verzamelfactuur komt binnen

    Eén totaalbedrag zonder namen, afdelingen of kostenplaatsen.

    MailBoekhouding
  8. 8
    U zelf

    Splitst de factuur handmatig uit

    Per medewerker, afdeling en kostenplaats. Met de rekenmachine.

    ExcelBoekhouding
    Vervalt
  9. 9
    U zelf

    Werkt het overzicht bij

    Zodat u het de volgende keer nog weet.

    Excel
    Automatisch
  10. 10
    U zelf

    Zoekt alles bij elkaar bij een controle

    Mails, Excel en facturen naast elkaar. En hopen dat het sluit.

    MailExcelBoekhouding
    Ligt klaar
Uw tijd terug Circa 15% lagere PBM-kosten Kosten per medewerker inzichtelijk Verantwoording klaar voor de fiscus
Wat het kost

Het systeem kost u
helemaal niets

Geen licentie, geen abonnement en geen inrichtingskosten. U betaalt alleen voor de werkkleding, werkschoenen en PBM's die u via Bowork bestelt. Workwear Manager is de service eromheen.

Plan een vrijblijvende demo U zit nergens aan vast.
€0Licentie
€0Abonnement
€0Inrichting
€0Vrijblijvende demo
Wat het systeem doet

Zes dingen die u
nooit meer zelf hoeft te doen

Workwear Manager is geen extra systeem dat u erbij moet bijhouden, en het kost u niets. Het neemt werk weg dat nu op uw bureau ligt.

Iedereen krijgt het juiste pakket

U legt één keer vast welk pakket bij welke functie, afdeling en dienstverband hoort. Daarna krijgt elke nieuwe medewerker automatisch precies wat hij nodig heeft — inclusief de juiste maten.

Bestellen zonder uw tussenkomst

Medewerkers bestellen zelf in hun eigen omgeving, op de web-app of via de app voor Android en iOS. Ook met werkhandschoenen aan, op de bouwplaats. Wilt u toch een akkoordstap? Die zet u aan per afdeling.

Factuur op personeelsniveau

Geen totaalbedrag meer waar u zelf een verhaal bij moet verzinnen. U krijgt de kosten uitgesplitst per medewerker, afdeling en kostenplaats. Doorbelasten is een export, geen middag rekenen.

Verantwoording richting de fiscus

Per medewerker vastgelegd wat hij heeft ontvangen, wanneer, en of er een eigen bijdrage tegenover stond. Precies de onderbouwing die u nodig hebt voor de werkkostenregeling en bij een controle.

Grip op uw PBM-kosten

Uitgiftedatums en vervangingstermijnen worden bewaakt, dubbele bestellingen worden tegengehouden en elke medewerker heeft een eigen budget. In de praktijk levert dat zo'n 15% besparing op.

De rest doen wij

Bedrukking, borduring, voorraad, verzending en retouren regelen we vanuit Bowork. U hebt één vaste contactpersoon die u kent en die uw situatie kent. Geen ticketsysteem, gewoon een mens.

Hoe we beginnen

Binnen 4 weken draait het

U levert één medewerkersbestand aan. De rest van de inrichting doen wij, kosteloos. Bij elke stap hebt u dezelfde contactpersoon.

1

We komen langs

We kijken mee hoe het nu loopt: welke pakketten, welke functies, welke afspraken. Zonder dat u vooraf iets hoeft uit te zoeken.

2

Wij richten het in

Pakketten, functies, budgetten, kostenplaatsen en uw huisstijl. U hoeft alleen te bevestigen dat het klopt.

3

Medewerkers erin

Eén export uit uw HR-systeem is genoeg. Iedereen krijgt een eigen inlog en ziet direct zijn eigen pakket.

4

Wij nemen het over

Vanaf dat moment loopt het zonder u. U kijkt mee op het dashboard, en uw vaste contactpersoon belt als er iets te bespreken valt.

Werkkostenregeling

Werkkleding en de Belastingdienst: u moet het kunnen aantonen

Werkkleding is fiscaal een aardig mijnenveld. Het verschil tussen onbelast en belast loon zit in een paar voorwaarden — en vooral in de vraag of u ze kunt onderbouwen.

  • 1

    Ter beschikking stellen is onbelast

    Blijft u als werkgever eigenaar van de kleding, dan geldt een nihilwaardering: geen loonheffing, en het gaat niet ten koste van uw vrije ruimte. Vergoedt of verstrekt u het, dan is het gewoon loon.

  • 2

    De kleding moet aan voorwaarden voldoen

    Alleen geschikt om tijdens het werk te dragen, of voorzien van een bedrijfslogo van minimaal 70 cm², of aantoonbaar achterblijvend op de werkplek. Voor werkschoenen geldt bovendien dat ze binnen uw arbo- of veiligheidsplan passen en dat de medewerker niet meebetaalt.

  • 3

    Het venijn zit in "aantoonbaar"

    Bij een controle wil de Belastingdienst zien wie wat heeft gekregen, wanneer dat is uitgegeven en dat het eigendom bij u is gebleven. Een verzamelfactuur is dan geen bewijs.

Dit legt Workwear Manager voor u vast

Niet als extra administratie, maar als bijproduct van het bestelproces. Het staat er gewoon, zonder dat iemand het hoeft bij te houden.

  • Welke medewerker welk kledingstuk heeft ontvangen, en op welke datum
  • Of er een eigen bijdrage of budgetoverschrijding tegenover stond
  • Welke bedrukking of borduring op elk stuk is aangebracht
  • Uitgifte- en vervangingstermijnen van PBM's
  • De factuur uitgesplitst per medewerker, afdeling en kostenplaats
  • Een export die u zo doorstuurt naar uw accountant of de inspecteur

Dit is geen fiscaal advies — de beoordeling blijft bij u en uw accountant. Wij zorgen dat de gegevens waarop die beoordeling rust er gewoon zijn. Meer weten? Vraag de whitepaper aan.

Medewerker in werkkleding
Wat het u oplevert

Vier dingen die u
meteen merkt

  • U bent er een dag per maand minder mee bezig

    Tot 70% minder administratietijd. Geen Excel-lijsten, geen mailtjes over maten, geen navragen wie wat heeft gekregen.

  • Ongeveer 15% lagere PBM-kosten

    Doordat vervangingstermijnen worden bewaakt en iedereen binnen zijn budget bestelt, verdwijnt het bestellen op gevoel.

  • Doorbelasten zonder rekenwerk

    De factuur komt binnen op personeelsniveau, met afdeling en kostenplaats erbij. Uw boekhouder hoeft niets meer uit te zoeken.

  • Rustig slapen voor een controle

    Alles is per medewerker vastgelegd: wat, wanneer, welke bedrukking, welke termijn. Uw onderbouwing voor de werkkostenregeling staat er al.

Waarom wij dit bouwden

"Wij zijn geen softwarebedrijf dat er toevallig kleding bij doet. We zitten al jaren in de werkkleding en we zagen bij onze eigen klanten steeds hetzelfde: één iemand die alles regelt, een Excel die niet meer klopt, en een factuur waar de boekhouding niets mee kan. Workwear Manager is daaruit ontstaan."

BW
Team Bowork
Werkkleding, werkschoenen en PBM's — sinds jaar en dag

ISO/IEC 27001 gecertificeerd

U zet personeelsgegevens in ons systeem — maten, functies, adressen. Daar gaan we zorgvuldig mee om. Workwear Manager voldoet aan de hoogste standaarden voor informatiebeveiliging, bevestigd door onze ISO/IEC 27001 certificering.

Gecertificeerd & geaudit
Veelgestelde vragen

Wat u waarschijnlijk
nog wilt weten

Staat uw vraag er niet bij? Bel ons gerust op 033 298 5934 of plan een vrijblijvende demo.

Plan een vrijblijvende demo
Wat kost Workwear Manager?

Niets. Voor het systeem betaalt u geen licentie, geen abonnement en geen inrichtingskosten. U betaalt alleen voor de werkkleding, werkschoenen en PBM's die u via Bowork bestelt.

Waarom is Workwear Manager gratis?

Omdat u uw werkkleding, werkschoenen en PBM's via Bowork bestelt. Daar verdienen wij aan. Het systeem is de service eromheen: het maakt bestellen voor u eenvoudiger en de samenwerking voor ons efficiënter.

Voor wie is Workwear Manager bedoeld?

Voor organisaties vanaf zo'n 20 medewerkers in werkkleding, werkschoenen of PBM's. Denk aan bouw en installatie, infra, industrie, logistiek, facilitaire dienstverlening en gemeenten. Het werkt het best waar medewerkers verspreid zitten over meerdere locaties, projecten of ploegen.

Zit ik ergens aan vast als ik een demo aanvraag?

Nee. De demo is vrijblijvend en duurt ongeveer een half uur. We laten uw eigen situatie op het scherm zien en daarna beslist u zelf of u verder wilt. U zit nergens aan vast.

Wat lost een kleding management systeem (KMS) op?

Een KMS haalt het bestelproces voor werkkleding, werkschoenen en PBM's weg bij de persoon die het er nu bij doet. Medewerkers bestellen zelf binnen hun eigen pakket en budget, het systeem bewaakt maten, budgetten en vervangingstermijnen, en de administratie krijgt de kosten uitgesplitst per medewerker in plaats van als één verzamelfactuur.

Wat is een factuur op personeelsniveau?

Bij Workwear Manager wordt elke bestelling gekoppeld aan de medewerker die hem plaatst. De factuur komt daardoor uitgesplitst binnen per medewerker, afdeling en kostenplaats. Doorbelasten binnen de organisatie kan zonder dat iemand een verzamelfactuur handmatig moet uitsplitsen.

Hoe helpt Workwear Manager bij de werkkostenregeling?

Werkkleding die u als werkgever ter beschikking stelt valt onder een nihilwaardering: geen loonheffing en geen beslag op uw vrije ruimte. Voorwaarde is dat u kunt aantonen wie wat heeft ontvangen en dat het eigendom bij de werkgever blijft. Workwear Manager legt per medewerker vast welk kledingstuk op welke datum is uitgegeven, welke bedrukking erop zit en of er een eigen bijdrage tegenover stond, en levert daar een export van voor uw accountant of een controle. Dit is geen fiscaal advies; de beoordeling blijft bij u en uw accountant.

Hoeveel tijd en geld bespaart Workwear Manager?

In de praktijk scheelt het tot 70% van de administratietijd rond werkkledingbeheer. De PBM-kosten dalen met ongeveer 15%, doordat vervangingstermijnen worden bewaakt en er niet meer op gevoel wordt besteld. En omdat het systeem gratis is, staan daar geen licentiekosten tegenover.

Hoe snel is Workwear Manager operationeel?

Binnen 4 weken. Bowork richt het systeem in op basis van uw functies, pakketten en budgetten. U levert één export uit uw HR-systeem aan en houdt bij elke stap dezelfde contactpersoon.

Is Workwear Manager beschikbaar als mobiele app?

Ja. Workwear Manager is beschikbaar als web-app en als app voor Android en iOS, zodat medewerkers ook op locatie kunnen bestellen.

Is Workwear Manager veilig?

Ja. Workwear Manager is ISO/IEC 27001 gecertificeerd en voldoet aan de hoogste standaarden voor informatiebeveiliging.

Aan de slag

Zullen we eens kijken
wat het u scheelt?

In een vrijblijvende demo van een half uur laten we zien hoe het bestelproces, de factuur op personeelsniveau en de registratie er voor uw organisatie uit zouden zien. Geen verkooppraatje, gewoon uw eigen situatie op het scherm.

Bel ons direct: 033 298 5934
  • Vrijblijvend, u zit nergens aan vast
  • Het systeem zelf is gratis
  • Binnen 4 weken operationeel
Nog niet toe aan een gesprek? Ontvang de whitepaper

Plan een vrijblijvende demo

Laat uw gegevens achter, dan nemen we binnen 2 werkdagen contact op om een moment te prikken. De demo is vrijblijvend: u zit nergens aan vast.